Veelgestelde vragen

1. Wat is de periode waarbinnen de kosten moeten worden gemaakt om in aanmerking te komen voor subsidie?
De inzet van de subsidiemiddelen is mogelijk voor activiteiten waarvoor kosten worden gemaakt in de periode 1 januari 2008 t/m 31 december 2011. Dan moeten de resultaten zijn bereikt. Zowel de verplichtingen als de betalingen die betrekking hebben op de activiteiten die hebben geleid tot de gerealiseerde resultaten dienen voor 31 december 2011 plaats te vinden. 
 
2. Welke kosten zijn subsidiabel?
De subsidiabele kosten bestaan uit rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten.
Hierbij zijn de volgende kostensoorten te onderscheiden:

1. aankopen van grond
2. aankopen van gebouwen
3. grond- en bouwwerken
4. ontwerp, voorbereiding en toezicht
5. investering in productiemiddelen
6. inrichtingskosten
7. exploitatiekosten
8. loonkosten
9. overhead
10. advies- en onderzoek
11. reis- en verblijfkosten
12. promotie en publiciteit
13. kantoor kosten
14. uitvoeringskosten
15. projectmanagement
16. accountantsverklaring
17. niet-verrekenbare BTW

Een nadere toelichting van de kostensoorten is te vinden onder punt 4.
 
3. Welke kosten zijn niet-subsidiabel?
Niet subsidiabel zijn:
- kosten die op andere wijze zijn of worden gesubsidieerd;
- kosten voor bodemsanering voor zover verhaal op de vervuiler of een beroep op
  fondsen mogelijk is;
- kosten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of gangbare 
  minimumkwaliteitseisen;
- kosten van reguliere werkzaamheden van de aanvrager, onderhoud of 
  herstelwerkzaamheden.
 
4. Wat wordt verstaan onder de verschillende kostensoorten?
 a. Wat wordt verstaan onder kosten voor aankopen van grond?
Uitgangspunt bij de berekening van de subsidiabele kosten van grondaankopen is de werkelijke kostprijs dan wel de actuele boek­waarde ten tijde van de inbreng van de gronden in het project. Daarbij moet steeds een onafhankelijke bevoegde taxateur of een bevoegde officiële instantie middels een certificaat bevestigen dat de aankoopprijs niet afwijkt van de marktwaarde. Slechts 10% van de totale subsidiabele projectbegroting mag bestaan uit aankopen van grond. Dit kan voor sommige projecten betekenen dat niet over het hele bedrag subsidie verleend kan worden. Alleen in bijzondere gevallen mag worden afgeweken van de 10%.
 
b. Wat wordt verstaan onder kosten voor aankopen van gebouwen?
De kosten verbonden aan de aankoop van gebouwen komen geheel voor subsidie in aanmerking, voorzover deze rechtstreeks samenhangen met het project. Daarbij moet steeds een onafhankelijke bevoegde taxateur of een bevoegde officiële instantie met een certificaat bevestigen dat de aankoopprijs niet afwijkt van de marktwaarde. Deze dient tevens te bevestigen dat het gebouw voldoet aan de nationale voorschriften voor gebouwen (bijvoorbeeld voorschriften met betrekking tot de bouw- en brandveiligheid). Tot slot geldt voor investeringskosten in gebouwen dat in een periode van 10 jaar voorafgaand aan de subsidieverlening geen subsidies, waaronder ook Europese bijdragen worden begrepen, mogen zijn ontvangen voor het gebouw.
 
c. Wat wordt verstaan onder kosten voor grond- en bouwwerken?
Onder deze post worden de kosten opgenomen die veelvuldig voorkomen bij de ontwikkeling en/of revitalisering van bedrijventerreinen (civieltechnische werken, verkeersregelinstallaties, openbare verlichting, groenvoorziening, ontsluitingsmaatregelen) en het realiseren van bouwwerken (cultuur- en gemeenschapshuizen, bedrijfsverzamelgebouwen). Bij de bepaling van de subsidiabele kosten wordt uitgegaan van de begrotingen die door de architect of planbureau is gemaakt, dan wel de bestekken van de aannemer.
 
Laatstgenoemde kostenopstelling is het beste uitgangspunt, omdat dan de openbare (Europese) aanbesteding al heeft plaatsgevonden. Probleem bij begrotingen die door de gemeenten of planbureaus worden opgesteld, is dat deze zijn gebaseerd op normen en kengetallen. Deze zijn alleszins realistisch, maar gaan voorbij aan het feit dat in een openbare (Europese) aanbesteding het marktmechanisme werkt, waardoor kosten vaak lager (kunnen) uitvallen. Het is goed om in de projectbegroting hiermee rekening te houden.
 
d. Wat wordt verstaan onder kosten voor ontwerp, voorbereiding en toezicht?
Veelal hebben aanvragers/indieners al een bepaald traject doorlopen voor de daadwerkelijke uitvoering van de activiteiten waarin zij ook kosten maken dan wel hebben gemaakt voor het project. Deze kosten zijn in veel gevallen subsidiabel.
 
Belastingen of legeskosten, die gemaakt worden in het kader van de uitvoering van het project, kunnen ook hier worden opgevoerd en zijn over het algemeen subsidiabel. Dit geldt niet als een gemeente zelf als uitvoerder optreedt, omdat het dan puur reguliere taken zijn voor de gemeente. Deze reguliere taken zijn, zoals gezegd, niet subsidiabel.
 
e. Wat wordt verstaan onder kosten voor investering in productiemiddelen?
De aanschaf van productiemiddelen is subsidiabel, voorzover er een directe relatie met de uitvoering van het project bestaat. De wijze van aanschaf kan nogal verschillen: feitelijk investeren of leasen.
 
Indien de aanvrager zelf de investering doet, zijn er twee mogelijkheden om de kosten daarvan in het project op te nemen.

• De investeringskosten kunnen volledig in het project worden ingebracht, wanneer het gaat om zeer specifiek, uitsluitend voor het project bedoelde investeringen (bijvoorbeeld een pilot- of demonstratieproject). De afschrijvingen dienen in dit geval buiten de projectkosten te blijven.
• De afschrijvingskosten (berekend over de economische levensduur) worden gedurende de projectperiode opgevoerd. Bijvoorbeeld: als voor een productiemiddel een economische afschrijvingsperiode geldt van 10 jaar, maar het project loopt slechts twee jaar, kunnen alleen de afschrijvingskosten in die twee jaar worden meegenomen.

Over het leasen van productiemiddelen is verordening 448/2004 redelijk eenduidig. Het leasecontract moet worden gebaseerd op de economische levensduur van het object en dient te voorzien in een koopoptie. De uiteindelijke koop is niet subsidiabel.
 
f. Wat wordt verstaan onder inrichtingskosten?
Inrichtingskosten van gebouwen en terreinen zoals aanleg en onderhoud van beplantingen, bebording, bankjes, etc.
 
g. Wat wordt verstaan onder exploitatiekosten?
Kosten verbonden aan de exploitatie van een project (waaronder ook huisvestingskosten) komen in hun geheel voor subsidie in aan­merking gedurende de doorlooptijd van het project. Voor exploitatiekosten dient een aparte begroting te worden opgesteld die moet voldoen aan de normen voor normaal zakelijk gebruik. 
 
h. Wat wordt verstaan onder loonkosten?
Loonkosten doen zich voor wanneer aanvragers voor een bepaald project ten behoeve van het projectmanagement c.q. de projectuitvoering zelf kosten maken en aan het project toerekenen. Wanneer de aanvrager optreedt als uitvoerder, dan moeten de uit te voeren activiteiten duidelijk additioneel zijn ten opzichte van zijn reguliere activiteiten­. De subsidieontvanger dient dit aan te tonen. Ook kan er sprake zijn van loonkosten wanneer bedrijven uren inbrengen in een project en deze kosten tegelijkertijd als cofinancieringsbijdrage in aanmerking worden genomen.
 
Loonkosten komen voor subsidie in aanmerking, voorzover:
-         het personeel betreft dat direct bij de uitvoering betrokken is
-         terzake een gescheiden urenregistratie wordt bijgehouden die toegankelijk en
          controleerbaar is
-         de loonkosten zijn berekend op basis van aan te tonen werkelijk gemaakte uren en het werkelijke uurloon. Het uurloon wordt verkregen door het bruto jaarloon (incl. evt. werkgeverslasten) te delen door 1.500 (200 dagen * 7,5 uur). Het uurloon mag worden verhoogd met direct toerekenbare kosten, doch exclusief algemene opslagen voor indirecte kosten en overhead.
 
Bij de opstelling van het projectvoorstel bestaat natuurlijk geen volledig inzicht in het jaarsalaris van de medewerkers die in het project betrokken zullen zijn. Het is in dat geval aan te bevelen dat het op te voeren uurtarief gebaseerd wordt op ervaringsgegevens; bijvoorbeeld de loonkosten van het voorgaande jaar eventueel opgehoogd met de indexatie die voor het lopende jaar geldt.
 
Bij de berekening van het loonkosten-uurtarief wordt uitgegaan van 1500 werkbare uren (bijv. ook uren voor reistijd, studie e.d.). Let op: Dat is iets anders dan de declarabele uren waarmee veel adviesorganisaties werken. Bij de afrekening moeten de loonkosten, en de wijze waarop ze zijn berekend, worden goedgekeurd door de projectaccountant. Dit gebeurt door middel van de accountantsverklaring. Het is dan ook ten zeerste aan te bevelen om vooraf met de accountant vast te stellen hoe de berekening plaatsvindt.
NB: Loonkosten of commerciële tarieven? Het komt wel eens voor dat een derde partij een deel van de personele inzet in het project als financiering inzet. Deze inzet moet inzichtelijk gemaakt worden in het aantal uren. Dit betekent dus dat het voor kan komen dat een deel tegen loonkosten, en een deel tegen zogenaamde commerciële tarieven opgevoerd kan worden. Een voorbeeld: wanneer een derde partij 100 uren maakt en daar 20 uren als cofinanciering inbrengt (inbreng in natura, er wordt namelijk niet betaald door de aanvrager). Deze 20 uur mag dus opgevoerd worden als subsidiabel wanneer het gewaardeerd wordt tegen daadwerkelijk gemaakte loonkosten (zie formule). De resterende 80 uur mag opgevoerd worden tegen commerciële tarieven, mits dit dus daadwerkelijk betaald wordt door de aanvrager. Dit is te verifiëren door middel van een factuur. 
 
i. Wat wordt verstaan onder kosten voor overhead
In geval van inzet van personeel, worden ook kosten gemaakt als gevolg van overhead. Dat zijn kosten van medewerkers, belast met de uitvoering van het project, aan wie bepaalde productiemiddelen zijn toegekend (bijvoorbeeld computers, kantoorruimte, machines). Overheadkosten zijn subsidiabel indien ze direct zijn toe te rekenen aan het project en niet tevens als medefinanciering in aanmerking worden genomen. De subsidieontvanger zal de overheadkosten echter wel moeten aantonen. In praktijk zorgen deze kosten voor een grote administratieve last en blijken moeilijk te verifieerbaar. Veelal worden ze daarom uit de projectbegroting gelaten. 
 
j. Wat wordt verstaan onder kosten voor advies- en onderzoek?
Als in de uitvoering van het project kosten worden gemaakt voor adviezen en inschakeling van derden én als deze uren niet als medefinanciering ingezet worden, komen deze kosten in hun geheel voor subsidie in aanmerking tot een maximum van € 1000 per dag[1]. Hierbij geldt dat de opdrachtverlening tot stand dient te komen op basis van een offerteprocedure, die rekening houdend met de aard en omvang van de dienstverlening te doen gebruikelijk is.
 
k. Wat wordt verstaan onder reis- en verblijfkosten?
Reis- en verblijfkosten zijn subsidiabel. Bij de berekening van deze kosten dient het normaal zakelijk gebruik als uitgangspunt. Reis- en verblijfkosten gemaakt in het buitenland moeten zijn gebaseerd op het meest economisch gebruik:
-         bij een afstand van meer dan 400 km worden de reiskosten afgestemd op het
          gebruik van vliegtuig op basis van economy class.
-         bij een afstand van 400 km of minder worden de reiskosten afgestemd op het
          gebruik van trein op basis van eerste klas.
-        Verblijfkosten in het buitenland worden vergoed tot € 135,- per dag
 
l. Wat wordt verstaan onder kosten voor promotie en publiciteit?
De kosten van promotie en publiciteit zijn subsidiabel waarbij ze in een redelijke verhouding moeten staan ten opzichte van de totale omvang van het project. Het kan hier gaan om kosten die specifiek zijn voor de projectuitvoering en eventueel om kosten ten gevolge van de eisen die de EU stelt (bijv. plaatsen van borden).
 
m. Wat wordt verstaan onder kantoor kosten
Daadwerkelijk gemaakte kosten voor huisvesting, kantoorbenodigdheden, postverzending, telefoonkosten, etc. Kantoorkosten zijn subsidiabel indien deze betrekking hebben op daadwerkelijk gemaakte projectkosten waarvoor facturen en betaalbewijzen overlegd kunnen worden.
 
 n. Wat wordt verstaan onder Uitvoeringskosten ?
Kosten die direct bijdragen aan de activiteiten van het project, niet zijnde investeringskosten en exploitatiekosten. Voorbeeld: belastingen of leges, die gemaakt worden in het kader van de uitvoering van het project. Ook kosten die projectactiviteiten mogelijk maken niet zijnde vaste aanleg of bebouwing in de infrastructuur, maar bijv. opbouw van podia, etc. 
NB: kosten voor het verkrijgen van vergunningen binnen de eigen organisatie zijn niet subsidiabel; dit zijn reguliere taken en de legesopbrengst komt ook weer terug in de eigen organisatie.
 
o. Wat wordt verstaan onder kosten voor projectmanagement?
De kosten als gevolg van management ten behoeve van een project komen in aanmerking voor subsidie. Vergoeding hiervan is door ons begrensd tot 10%-15% van de totale subsidiabele projectkos­ten. Het percentage is afhankelijk van de omvang van de totale subsidiabele kosten:
-         15% voor projecten vanaf € 50.000,- tot en met € 450.000,-
-         10% voor projecten hoger dan € 450.000,-
 
p. Wat wordt verstaan onder kosten accountantsverklaring?
Projecttrekker dient uiterlijk 31 januari 2012 een aanvraag in tot subsidievaststelling met eindverantwoording. Deze dient te zijn voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring conform controleprotocol.
Het accountantsonderzoek wordt in opdracht en voor rekening van de projecttrekker uitgevoerd. Kosten zijn subsidiabel en kunnen worden opgenomen in de projectkosten.
 
q. Wat wordt verstaan onder niet-verrekenbare BTW?
De normale gedragsregel is dat BTW voor zover deze niet verrekend kan worden, subsidiabel is. Dit geldt met name voor overheids- en non-profitorganisaties. Om de BTW-component inzichtelijk te krijgen, dienen in de kostenopzet de bedragen voor de verschillende kostenposten exclusief BTW te worden vermeld en dient de niet-verrekenbare BTW als aparte kostenpost in de begroting opgenomen te worden.
 
Op 1 januari 2003 is het zogenaamde BTW Compensatiefonds van kracht geworden. Uit het fonds wordt de BTW gecompenseerd, die wordt betaald door gemeenten, provincies en samenwerkingsverbanden van lagere overheden. De BTW die voor compensatie uit het BTW-compensatiefonds in aanmerking komt, mag echter niet opgevoerd worden als subsidiabele kosten.
 
BTW is mede subsidiabel indien:
- De subsidieontvanger de kosten heeft gemaakt,
- BTW niet in aftrek kan worden gebracht,
- Geen compensatie plaatsvindt uit het BTW-compensatiefonds.
 
 
5. Welke kosten moeten in de uitgavenplanning van de verwachte uitgaven per projectjaar (vraag C3 van het aanvraagformulier) worden meegenomen?
In de uitgavenplanning moeten de totale projectkosten zoals opgenomen in de projectbegroting worden verdeeld over de projectjaren. Het gaat hierbij dus om de totale projectkosten zoals vermeld in onderdeel C2 van de projectaanvraag.
 
6. Onder welke voorwaarden kunnen uren van medewerkers van de regiogemeenten meetellen als bijdrage in de cofinanciering?
Met de provincie is afgesproken dat ureninzet door medewerkers van de regiogemeenten kan meetellen als bijdrage in de cofinanciering. Het moet daarbij gaan om uren die specifiek voor de betreffende regiocontractprojecten worden ingezet, bijv. voor coördinatie of projectactiviteiten. Het gaat daarbij nadrukkelijk om werkzaamheden die tot het project kunnen worden gerekend en niet tot de dagelijkse werkzaamheden behoren.
De specifiek voor het project gemaakte uren moeten worden verantwoord via het eigen (gemeentelijke) tijdschrijfsysteem. De geschreven uren moeten worden geaccordeerd door een daartoe bevoegd manager.
Het uurtarief dat hierbij wordt gehanteerd bedraagt 90 euro voor de gehele programmaperiode t/m 2011.
 
7. Kan voor de uren van medewerkers van niet-gemeentelijke organisaties ook een integraal uurtarief van 90 euro worden gehanteerd?
Nee, hierbij dienen de daadwerkelijk gemaakte kosten te worden opgevoerd. Hiervoor is het noodzakelijk om per medewerker een tarief te berekenen op basis van loonstroken en te verantwoorden op basis van tijdregistratie.
 
8. Waarvoor dient de cofinancieringsverklaring?
In de cofinancieringsverklaring moeten de kosten worden gedekt die niet vanuit de bijdrage Regiocontract worden gefinancierd. De cofinancieringsverklaring dient - naast de correcte invulling van de aanvraag - als voorwaarde voor de afgifte van de beschikking.

1. Hoe hoog is het voorschot dat men kan ontvangen?
Het maximale voorschot bedraagt 75% van het maximale subsidiebedrag. De resterende 25% wordt uitgekeerd bij de definitieve vaststelling van de subsidie. Er wordt een voorschot van 10% van het in de beschikking genoemde maximale subsidiebedrag uitgekeerd bij de subsidiebeschikking. Er kan daarnaast een aanvullend voorschot worden aangevraagd (zie punt 2).
 
2. Wanneer vraagt men een aanvullend voorschot aan?
Voor het separaat aanvragen van een aanvullend voorschot bestaat alleen de noodzaak indien dit in de projectaanvraag onder C5 niet is aangegeven. In dit geval bestaat twee keer per jaar een mogelijkheid. Het verzoek kan voor het eerst worden ingediend uiterlijk 1 december 2008 en daarna jaarlijks per uiterlijk 1 maart en per uiterlijk 1 september.
 
3. Wanneer wordt dit aanvullende voorschot uitgekeerd?
De Regio Achterhoek dient op basis van de voorschotverzoeken een verzoek in bij de Provincie en keert een aanvullend voorschot uit indien de Provincie aan dit verzoek tegemoet komt.

1. Waaraan moet de meetmethodiek zoals opgenomen in onderdeel D van de aanvraag voldoen?
De meetmethodiek moet als instrument dienen aan de hand waarvan de resultaten zoals bepaald in het regiocontract worden gemonitord. Allereerst dient bepaald te worden welke parameters worden gehanteerd om het resultaat / de resultaten te meten. Te denken valt aan aantal bezoekers, aantal deelnemers, etc.
Vervolgens moet worden aangetoond op welke wijze de score op de parameters wordt gemeten. Te denken valt aan enquêtes, foto- en/of tekstmateriaal, etc. Wel moet daarbij expliciet worden aangegeven wie de meetactiviteiten gaat verrichten. Al naar gelang de aard van het project is het noodzakelijk om een 0-meting uit te voeren.
 
2. Zijn de monitoringkosten subsidiabel?
Ja, de monitoringkosten zijn subsidiabel en dienen dus te worden opgenomen

1. Wanneer wordt de aanvrager beschouwd als een aanbestedende dienst?
Als een aanbestedende dienst gelden:
- De Staat;
- Provincie;
- Gemeenten;
- Waterschappen;
- Publiekrechtelijke instellingen
- Samenwerkingsverbanden tussen bovenstaande organisaties.
 
2. Hoe wordt de minimis bepaald?
Een voordeel van minder dan 200.000 euro voor een periode van 3 jaar wordt niet als staatssteun aangemerkt (dit wordt de minimis genoemd). De minimis geldt over de afgelopen 3 belastingjaren. De berekening begint in het jaar van toekenning van de bijdrage inclusief het toe te zeggen bedrag voor dat jaar. Daar worden vervolgens de steun over twee voorafgaande jaren bij opgeteld. Het totaal mag niet hoger uitkomen dan 200.000 euro. De steun die voor de termijn van de afgelopen 3 belastingjaren is verkregen hoeft niet bij de minimis te worden opgeteld.

1. Wanneer dienen de voortgangsrapportages te worden ingediend?
De projecttrekker dient jaarlijks uiterlijk 1 maart een voortgangsrapportage in bij de Regio. De Regio neemt deze gegevens op in de voortgangsrapportage die uiterlijk 1 juni bij de Provincie moet worden ingediend én verwerkt de gegevens in de programmarekening (jaarrekening) van de Regio die uiterlijk 1 april in concept gereed moet zijn.
De voortgangsrapportage dient opgemaakt te worden conform het rapportagemodel in bijlage 2 bij het controleprotocol.
  
2. Hoe dienen de voortgangsrapportages te worden ingediend?
De voortgangsrapportage dient opgemaakt te worden conform het rapportagemodel in bijlage bij het controleprotocol.
 
3. Wanneer dient een accountantsverklaring te worden aangeleverd?
Projecttrekker dient uiterlijk 31 januari 2012 een aanvraag in tot subsidievaststelling met eindverantwoording. Deze dient te zijn voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring conform controleprotocol. Ook bij de rapportage t/m 2009 dient een goedkeurende accountantsverklaring te worden aangeleverd.
 
4. Waar dient de accountantsverklaring aan te voldoen?
De accountant dient het controleprotocol te hanteren en de verklaring op te stellen aan de hand van het model accountantsverklaring in bijlage bij het controleprotocol.